メールの整理術

どんな業界の人でも、現代のビジネスマンが日常的に使うツールといえば、メールだと思う。僕も、電話がなくても仕事はできるが、メールがないとどうしてよいかわからない。メールのない時代のビジネスマンは、どうやってコミュニケーションを取っていたのかと、不思議にさえ思う。
そんな便利なメールだが、ビジネスマンにとっての悩みの一つになっているのも、一つの事実。「届くメールがあまりにも多くて、仕事にならない」「自分がToになっているメールしか読んでいなかったら、重要なメールを見逃した」など、メールに関する愚痴もよく聞く。

メールに関して、そんな愚痴を言う人のメーラーを見ると、ほとんど整理されていなかったり、メーラーの機能を活用していないことも多い。メールを読んだり書いたりすることが、仕事の一定割合を占めざるを得ない以上、「メールをいかに効率的にさばくか」ということは、どれだけ時間を使って考えても元が取れることだと思う。

僕は、少し前から、「受信ボックスを空にする」という整理方法を取っている。メーラーはNotesを使わざるを得ないのだが、プレビューすると既読になるように設定しておいて、さっと目を通したら、別のフォルダに振り分けるようにしている。
フォルダは、返信などのアクションが必要な「ToDo」、案件毎の「プロジェクト」、単なる情報共有としての「インフォメーション」、ワークフローなどから飛んでくる「通知」、その他の「メルマガ」といったものを作っている。（各カテゴリで、もう1段階細かいフォルダを作っているが、2段階以上には細かくしないようにしている）
また、件名などで自動的に振り分け先を決められるものは、積極的にルールを設定している。

僕のやり方もまだ未完成だし、人によって色々やり方はあると思う。だが、整理しようと思うかどうかは、非常に大きな違いが出る。
ビジネスマンにとってのメールは、武士にとっての刀みたいに、常にそばにあって、欠かせないもの。刀を研いでいなくては、どんなに技量が高くても、いい仕事はできない。